Hanke IT – Ihr Partner für moderne IT-Lösungen

Die Komplettlösung für Ihre Organisation!

BOSServer Software für Hilfsorganisationen

Mitglieder, Technik, Einsatz, Stab, Sanitätsdienst, Kurse, Buchhaltung und Alarmierung – in einer einzigen, modernen Anwendung.

Im Browser, auf dem Tablet, im Lager und im Einsatz.

Live-Vorführung anfragen Module ansehen

Im eigenen Haus oder im sicheren Rechenzentrum der Hanke IT Sie haben die Wahl!

Aufbau-Board im Stab-Modus: Einheiten je Einsatzabschnitt, Schadenkonto und Funktionsleiste.

Überblick

Alles an einem Ort

Statt vieler Einzellösungen: eine Plattform, die den Alltag im Ortsverein genauso abdeckt wie den Ernstfall. Alle Module greifen auf dieselben Mitglieder-, Material- und Einsatzdaten zu.

Das Dashboard: Kennzahlen, aktive Einsätze, Geburtstage und ablaufende Qualifikationen auf einen Blick.

Mitglieder

Mitgliederverwaltung

Die Stammdaten aller Aktiven an einer Stelle – gegliedert nach Gruppen und Gemeinschaften, mit Qualifikationen, Ausstattung und persönlicher Akte.

  • Gruppen und Gemeinschaften (z. B. Sanitäts-, Betreuungsgruppe, Jugendrotkreuz) mit eigenem Alarm-Token
  • Qualifikationen mit Ablaufdatum – das Dashboard warnt rechtzeitig
  • Persönliche Ausstattung und Schlüsselbuch je Mitglied
  • Import aus bestehenden Listen (PDF-Import), Abfragen und Auswertungen
  • Mitgliederarchiv für ausgeschiedene Personen
Mitgliederliste mit Suche, Abteilung, Gruppenzugehörigkeit und ausgegebener Ausstattung.
Gruppen und Gemeinschaften verwalten.

Technik

Material, Fahrzeuge & Funk

Jeder Gegenstand mit Barcode, Lagerort und Historie – vom Verbandpäckchen bis zum Rettungswagen. Ausgabe und Rückgabe per Scan.

  • Module für Fahrzeuge, Funktechnik, Einzelgeräte und Mengenartikel
  • Artikelausgabe per Barcode-Scan, Verleih mit Beleg
  • Sollmengen, Checklisten, Inventur und Lagerorte
  • Fahrtenbuch, Schlüsselbuch und Wartungsfristen
  • Import aus CSV/XLSX
Materialliste mit Barcodes, Lagerorten und Verfügbarkeit (Bestand / Soll).
Artikelausgabe und -rücknahme per Barcode-Scan.

Einsatz

Einsatzstellen – einfach oder mit Stab

Jede Einsatzstelle startet im schlanken Basis-Modus: Tagebuch, Kräfte, Einheiten, Patienten. Bei Bedarf wird auf den Stab-Modus hochgeschaltet – und wieder zurück.

  • Einsatztagebuch (ETB) mit automatischen Einträgen aus allen Modulen
  • Einsatzkräfte mit Anmeldung, Einsatzdauer-Ampel und Pausenverwaltung
  • Einheiten mit Funkrufname, Disposition und Alarmierung
  • Dashboard mit Sichtungskategorien und Patientenlage
  • Lagebericht als PDF auf Knopfdruck, Einsatzstelle abschließen und archivieren
Einsatztagebuch mit lückenloser Nummerierung; Stab-Reiter und Funktionsleiste im Stab-Modus.
Einsatzkräfte mit Ampel für Einsatzdauer und Pausen.

Stab-Arbeitsplatz

Meldewesen wie im Stab

Jeder meldet sich selbst in seiner Funktion an (S1–S6, Sichter, ETB). Die Post gehört der Funktion – bei einer Ablösung geht sie automatisch an den Nachfolger.

Funktionsleiste
  • S1
  • S2
  • S3
  • S4
  • S5
  • S6
  • Sichter
  • ETB
  • Funktion übernehmen oder ablösen mit Übergabenotiz – ohne Zuweisung durch Dritte
  • Meldungen weiterleiten an mehrere Funktionen, Textvorlagen, automatische Kopie an den ETB
  • Benachrichtigung per Glocke, Anzeige ungelesener Post je Funktion
  • Aufgaben, Funkkanäle/Rufgruppen, Checklisten und Übergabeprotokolle in der Verwaltung
Postkörbe je Funktion: Eingang (ungelesen fett), In Bearbeitung, Erledigt, Ausgang. Unten die Funktionsleiste mit Inhabern.

Stab-Arbeitsplatz

Aufbau & Lagekarte

Einheiten per Drag&Drop auf Einsatzabschnitte und Bereitstellungsräume ziehen – auf dem Tablet per Auswahl. Der Auftragsdialog erzeugt automatisch Kräftemeldung und Tagebucheintrag.

  • Schnell-Anlegen von Trupp, Staffel, Gruppe, Zug … mit Soll-Stärke (Führer/Unterführer/Helfer/Gesamt)
  • Bibliothek mit ca. 1.000 taktischen Zeichen inkl. Suche, Schadenkonto
  • Maximale Einsatzzeit mit Warnung bei Überschreitung
Aufbau-Board: Schnell-Anlegen oben, darunter eine Spalte je Abschnitt – Karten mit taktischem Zeichen, Stärke, Statusfarbe und Einsatzdauer.
Lagekarte mit taktischen Zeichen (Beispiel Ochtrup, © OpenStreetMap-Mitwirkende) – auch für die Beamer-Ansicht im Lageraum.

Patienten & Betroffene

Sichtung, Registrierung, Suchdienst

Von der Erstsichtung bis zur Betreuung: Patienten mit Sichtungskategorie, Betroffene mit QR-Registrierung und ein Suchdienst für Anfragen.

Sichtung
  • I
  • II
  • III
  • IV
  • Schnellerfassung mehrerer Patienten (Stab-Modus), Übergabe und Statusverlauf im Tagebuch
  • Registrierung Betreuter Personen mit Karte, Räumen, Kapazität und Anwesenheit
  • Suchdienst mit Direktsuche und Erfassung von Suchanfragen
Patientenliste mit Sichtung I–IV, Status, Zielklinik und Transportmittel.
Registrierung Betreuter Personen: Erfassung, Gruppen, Räume und Anwesenheit.

Ereignisse

Sanitätsdienst & Veranstaltungen

Dienstabende, Übungen, Ausbildung und Sanitätswachdienste planen – mit Einsatzkräften, Erinnerungen und Anfrageformular.

  • Planung mit Treffpunkt, Veranstalter und öffentlichem Anfrageformular
  • Automatische Erinnerungen und Benachrichtigung der Gruppen
  • Sanitätsdienstprotokoll auf dem Tablet (PWA) – auch offline nutzbar, Übergabe an die Verwaltung
  • Protokollverwaltung mit Freigabe, PDF und E-Mail-Versand
  • Jahresstatistik und Auswertungen
Ereignisübersicht mit Kategorien und Terminen.
Ereignis mit Einsatzkräften, Erinnerungen und Sanitätsdienstprotokollen.

Ereignisse

Anmeldung durch die Helfer

Helferinnen und Helfer sehen im eigenen Bereich nur ihre Ereignisse – mit Zeitstrahl je Position: grün ist besetzt, gelb noch teilweise offen. Sie melden sich direkt an, auch nur für einen Teil der Zeit.

Zeitstrahl je Position
grün besetzt · gelb teilweise offen
  • Anmeldung für die ganze Position, das offene Restfenster oder einen frei gewählten Zeitraum
  • Zeitstrahl zeigt sofort, welche Zeiten noch unbesetzt sind
  • Eine Person deckt einen Teil ab, der Rest bleibt für andere offen
  • Absage jederzeit mit Begründung; Termin per Kalenderdatei (.ics)
Helfer-Ansicht eines veröffentlichten Sanitätswachdienstes: Zeitstrahl und offene Zeitfenster je Position.
„Ich kann nur einen Teil der Zeit“: Wunschzeitraum eintragen.

Verträge

Sanitätsdienst-Verträge – komplett digital

Vom Entwurf bis zum unterschriebenen PDF: Der Dienstleistungsvertrag für einen Sanitätsdienst entsteht direkt aus dem Ereignis und wird ohne Papier abgewickelt – auch der Auftraggeber braucht dafür kein Benutzerkonto.

Stadien
  • Entwurf
  • Beim Auftraggeber
  • Abgeschlossen
  • Vertrag aus dem Ereignis anlegen: Helferzahl, Qualifikationen, Fahrzeug, Zeitraum und Vergütung (Pauschale oder Stundensatz, mit MwSt.)
  • Eigene Vertragsvorlage mit AGB – anpassbar; bei Privatpersonen mit gesetzlicher Widerrufsbelehrung
  • Unterschrift am Bildschirm oder am Tablet; Versand per E-Mail mit Link und QR-Code, Erinnerungen automatisch
  • Bis zu beiden Unterschriften trägt das PDF ein „ENTWURF“-Wasserzeichen; danach geht das fertige PDF an beide Seiten
  • Eigener Berechtigungsbereich und Archiv für abgeschlossene Verträge
Vertragsübersicht mit den Stadien Entwurf, Beim Auftraggeber und Abgeschlossen.
Auftraggeber: Vertrag ansehen und per Finger oder Maus unterschreiben.
Der fertige Vertrag als PDF.

Tablet im Einsatz

Sanitätsdienstprotokoll auf dem Tablet

Das Einsatzprotokoll wird direkt vor Ort auf dem Tablet geführt – als App installierbar, per QR-Code in Sekunden gekoppelt und auch ohne Netz nutzbar.

  • Abschnitte: Einsatz, Kommunikation, Kräfte, Fahrzeuge, Material, Rückmeldung, Notizen, Patienten, Abschluss
  • Alles wird zuerst auf dem Gerät gespeichert; die Übertragung holt das System selbst nach, sobald Netz da ist
  • Kopplung der Tablets per QR-Code in der Verwaltung – Zugänge lassen sich jederzeit sperren
  • Abschluss mit Unterschrift des Protokollführers; Hinweise auf fehlende Angaben vor dem Abschluss
  • Verbrauchtes Material wird nach der Übertragung dem Bestand zugeordnet
Einsatzort, Ansprechpartner, Einsatzbeginn und -ende.
Materialverbrauch einfach mitzählen (+ / –).

Tablet im Einsatz

Patienten erfassen & Material nachfüllen

Jeder Patientenkontakt bekommt sein eigenes Protokoll – und was im Einsatz verbraucht wurde, landet als Abhak-Liste auf dem Tablet im Lager.

  • Patientenerfassung mit Erstbefund nach xABCDE, Notfallprotokoll, Übergabe und Transportziel
  • Lager-Tablet (Kiosk): bleibt dauerhaft geöffnet, zeigt im Ruhezustand nichts an und wechselt von selbst zur Aufgabe
  • Nachfüllen: Ist/Soll-Abgleich je Lagerort – fehlende Mengen einsammeln und beim Einsortieren abhaken
  • Auch Checklisten (i. O. / nicht i. O.) und Unterschriften werden am Lager-Tablet erledigt
Lager-Tablet: Nachfüllliste zum Abhaken (Beispieldaten).
Patientenprotokoll im Einsatz: Stammdaten, Fundort, Erstbefund (xABCDE).

Kurse

Ausbildung & Kurse

Kurstypen, Termine und Anmeldungen – von der Erste-Hilfe-Ausbildung bis zum Sanitätslehrgang.

  • Kurstypen mit Unterrichtseinheiten und Gebühr
  • Termine mit Ausbildungsteam, Helferstunden und Teilnehmerliste
  • Online-Anfragen, Widerrufsverwaltung und E-Mail-Vorlagen
  • Verknüpfung mit Mitglieder-Qualifikationen
Kurstypen mit Terminen, Orten, Teilnehmerzahlen und Status.

Buchhaltung

Einnahmen, Ausgaben & Belege

Die Vereinsbuchhaltung als Einnahmen-Überschuss-Rechnung – mit Belegen, Kassenbuch und Rechnungsstellung.

  • Belege, Eingangsrechnungen, Kassenbuch und wiederkehrende Buchungen
  • Spendenquittungen, Anlagenverzeichnis, Rechnungen und Kundenverwaltung
  • Kontoauszug-Import, Konten und DATEV-Export
  • Budgetplanung je Konto
Übersicht mit EÜR, Soll/Ist und Vorjahresvergleich.
Belege mit Konto, Richtung und Betrag.

Alarmierung & Adressbuch

Erreichbar, wenn es darauf ankommt

Alarme an Gruppen oder einzelne Personen, geplante Alarme und Anbindung an Leitstelle und amtliche Warnungen.

  • Alarm per App-Benachrichtigung, Gruppen-Token und DIVERA 24/7
  • Leitstellen-E-Mail und amtliche Warnungen
  • Adressbuch mit Kontakten, Organisationen und Kategorien – auch aus der Einsatzstelle erreichbar
Alarmierung: Alarm auslösen, geplante Alarme, Archiv, Monitor.
Adressbuch für Einsatz und Verwaltung.

Verwaltung

Rechte, Sicherheit & Backup

Rollen mit fein einstellbaren Rechten, Single Sign-On, Tablet-Sicherheit und eine Datensicherung per Klick – prüfbar und wiederherstellbar.

  • Backup per Klick mit Prüfsumme, Download, Upload und Wiederherstellung – auch auf einer neuen Installation
  • Single Sign-On, Benutzer- und Rollenverwaltung, Activity-Log
  • Tablet-Sicherheit, Druckereinstellungen, E-Mail- und Rechnungsvorlagen
  • Lizenzverwaltung mit Update-Hinweisen
Rechteverwaltung: eigene Rollen mit Lese- und Schreibrechten je Bereich.
Backup & Wiederherstellung: erstellen, prüfen, herunterladen, einspielen.

Datenschutz & Datensicherheit

Sensible Daten in guten Händen

Im BOSServer liegen Mitglieder- und Patientendaten. Der Schutz dieser Daten ist deshalb Teil des Systems – und im Betrieb bei Hanke IT Teil unserer Leistung.

In jeder Betriebsvariante

Rechte & Rollen

Jeder sieht nur, was er braucht – mit Lese- und Schreibrechten je Bereich.

Löschfristen

Wie lange Daten aufbewahrt werden, legen Sie selbst fest.

Nachvollziehbar

Activity-Log und ein lückenlos nummeriertes Einsatztagebuch.

Single Sign-On

Anmeldung über Ihre zentrale Benutzerverwaltung.

Tablets unter Kontrolle

Zugänge gekoppelter Tablets lassen sich jederzeit sperren.

Datensicherung

Backup mit Prüfsumme – prüfbar und wiederherstellbar.

Zusätzlich im Betrieb bei Hanke IT

Standort Deutschland

Gehostet in Deutschland – auf unseren eigenen Servern statt bei einem Cloud-Anbieter.

Auftragsverarbeitung

Auf Wunsch schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV).

Verschlüsselt

Die Daten werden verschlüsselt gespeichert und über eine verschlüsselte Verbindung übertragen.

Betrieb

Ihre Daten, Ihre Wahl

Installation, Einrichtung und Updates übernimmt in beiden Varianten die Hanke IT – Sie entscheiden nur, wo das System läuft. Der Funktionsumfang ist identisch.

Selbst betreiben

Volle Kontrolle im eigenen Haus: das System läuft auf Ihrer Hardware – wir installieren und richten es für Sie ein.

  • Installation und Einrichtung durch Hanke IT
  • Daten bleiben vollständig im eigenen Netz
  • Updates und Datensicherung auf Wunsch durch Hanke IT

Das liegt dann bei Ihnen

  • Sicherheit von Server und Netzwerk: Firewall, Zugriffe von außen, Zertifikate
  • Hardware, Strom und Internetanbindung – auch bei einem Ausfall
  • Überwachung des laufenden Betriebs, damit das System im Einsatz erreichbar ist
  • Datensicherung und Updates, wenn Sie diese nicht an Hanke IT übergeben

Unsere Empfehlung

Betrieb bei Hanke IT

Sorgenfrei im sicheren Rechenzentrum der Hanke IT – wir kümmern uns um den Betrieb.

  • Installation, Betrieb, Überwachung und Updates durch Hanke IT
  • Rechenzentrum in Deutschland, eigene Hardware
  • Gesicherte, verschlüsselte Verbindung
  • Regelmäßige Datensicherung
  • Kein eigener Server, keine Wartung im Verein
  • Persönlicher Ansprechpartner

Das liegt dann bei Ihnen

Nichts davon. Sie brauchen nur einen Browser oder ein Tablet – Sicherheit, Überwachung und Datensicherung übernimmt Hanke IT.

Tablet & Handy

Als App installierbar (PWA), für Feld und Einsatz optimiert

Rechte & Rollen

Jeder sieht nur, was er braucht

Wächst mit

Neue Module und Funktionen kommen laufend hinzu – auf Wunsch auch individuell für Ihre Organisation

Kontakt

Jetzt kennenlernen

Wir zeigen Ihnen das System gern live – und beraten, welcher Betriebsweg zu Ihrer Organisation passt.

Hanke IT

Buschlandweg 16 · 48607 Ochtrup